آموزش گام به گام انبارداری حرفه‌ای

انبارداری حرفه‌ای، راهکاری برای افزایش راندمان و کاهش بسیاری از مشکلات در انبار. با وجود اینکه طراحی انبار و مراکز توزیع یکی از جذاب‌ترین موضوعات در این حوزه محسوب می‌شود، آنقدر که باید مورد توجه قرار نمی‌گیرد. متاسفانه تعداد کارشناسانی که اهمیت این موضوع را درک کرده اند بسیار اندک هستند، به همین دلیل هم از تمامی تسهیلات موجود استفاده نمی‌شود. ما در این مقاله قصد داریم در جهت کمک به طراحان این صنعت، اصول انبارداری حرفه‌ای را مرور کنیم. این اطلاعات ارزشمند حاصل مذاکره و شرکت در جلسات پیوسته با متخصصان با سابقه کمپانی‌های بزرگ است. 

البته ناگفته نماند که تنها مطالعه این مقاله شما را به یک طراح با تجربه تبدیل نمی‌کند، اما مطمئنا همه جنبه‌های مهم طراحی انبار را به درستی درک خواهید کرد. با به کارگیری این نکات می‌توانید عملکرد خود در جهت استفاده از تسهیلات در دسترس را بهبود ببخشید. در ادامه این مقاله به پرتکرارترین سوالی که همه فعالین این حوزه با آن روبرو هستند، پاسخ خواهیم داد: «اصول حیاتی در طراحی انبار چیست»؟

اصول حیاتی در طراحی انبار

• حداقل لمس کالا

فرایند انبارداری حرفه‌ای باید به سمتی پیش برود که پرسنل انبار به ندرت مجبور شوند خودشان به کالاها دست بزنند. کل این پروسه باید به صورت اتوماتیک انجام شود. حتی اگر این فرآیند خودکار نباشد، نباید بیش از 7 الی 8 بار کالاها را به صورت دستی جابه‌جا کرد. انبارهایی که بتوانند این تعداد را به 3 تا 4 بار برسانند، بسیار موفق عمل کرده‌اند. 

• جریان یک طرفه 

منظور از جریان یک طرفه، حرکت ورود و خروج کالا و وسایل نقلیه به انبار است. جریان یک طرفه نه تنها برای کالاهای موجود در انبار اهمیت دارد، بلکه وسایل نقلیه موجود در انبار هم باید از این اصل پیروی کنند. استرالیا کشوری است که وسایل نقلیه‌ در انبار باید در جهت عقربه های ساعت حرکت کنند. کشورهایی مثل آمریکا این روند برعکس جهت عقربه‌های ساعت است. در ایران بیشتر انبارها به گونه ای طراحی شده اند که جهت حرکت کالا و وسایل نقلیه در جهت عقربه ساعت باشد.

• انبارداری سه‌گانه

امروزه اکثر انبارها بر اساس طرح سه‌گانه طراحی شده‌اند. به عبارت دیگر، انبار براساس سرعتی که کالا بسته بندی ، دریافت یا ارسال می‌شود، به سه بخش مجزا تقسیم می‌شود:

• محصولاتی که به سرعت بسته‌بندی می‌شوند.
• محصولاتی که با سرعت متوسط بسته‌بندی می‌شوند.
• محصولاتی که با سرعت پایین‌تری بسته‌بندی می‌شوند.

در انبارهایی که از این قبیل دسته‌بند‌ی‌ها وجود ندارد، خبری از سه‌گانگی نیست و به آنها غیر سه‌گانه می‌گوییم. البته انبارهایی هم هستند که جزء هر دو دسته قرار می‌گیرند. چراکه بیشتر فعالیت‌های این فضاها اتوماتیک است. در بخش اتوماتیک انبار، نیازی نیست که محل دقیق انبار مشخص باشد، زیرا جرثقیل یا سیستم ردیابی خودکار فضای مورد نظر را پیدا می‌کند. اما در قسمت‌هایی که همه چیز به صورت دستی انجام می‌شود، مشخص بودن محل دقیق و صحیح انبار بسیار اهمیت دارد.

• کنترل موجودی 

این قسمت وظیفه کنترل و ردیابی موجودی کالا در انبار را به عهده دارد، تا بتوان پاسخگوی سفارشات مشتری بود. پرسنل انبار باید حواسشان به موجودی انبار باشد و ورودی و خروجی محصولات را کنترل کنند. زیرا این فرایند پایه و اساس یک انبار است. پرسنل انبار با زیر نظر گرفتن ورود و خروج و فروش محصولات این فرایند را به خوبی ردیابی می‌کنند.

• پرسنل کارآمد

 کارآفرینی موفق عمل می‌کند، که بتواند پرسنل خود را به بهترین و بهینه‌ترین شکل ممکن مدیریت کند. اصولاً این کار با بررسی نتیجه فعالیت پرسنل و تعداد ساعتی که آنها در انبار و مرکز توزیع به سر می‌برند، امکانپذیر است. 

• ارزیابی وضع موجود

ارزیابی یا الگوبرداری یکی از هوشمندانه‌ترین اقداماتی است که میتوان در محیط کسب و کار به هدف مدیریت اوضاع انجام داد. اساسا این اقدام به جهت مقایسه فعالیت یک کسب و کار با رقبا انجام می‌شود. اگر تمایل دارید چنین اقدامی را در انبار یا مراکز توزیع انجام دهید به نکات زیر توجه کنید:

عملکرد رقبای کسب و کار شما چگونه است؟

نرخ عملکرد شما در مقایسه با استانداردهای صنعت چگونه است ؟

• سیستم انتخاب حمل و نقل مواد در انبارداری حرفه‌ای  

به تازگی اکثر کمپانی ها در حال افزایش تعداد محصولاتشان هستند که همین امر باعث بالا رفتن رقابت در بازار شده است. دلیل این امر هم این است که با افزایش واحدهای نگهداری موجودی (SKUs) که همان بارکد قابل اسکن بر روی محصولات هستند، فعالیت لجستیک داخل انبار هم زیاد می‌شود. 

برعکس اگر تعداد کالاهای داخل انبار و به تبعیت از آن تعداد نگهدارنده‌های بر روی آنها کم باشد، انبارداری این فضا نیز فعالیت ساده‌تری خواهد بود. البته گاهی نیز تعداد کالاها ثابت باقی می‌ماند، اما تعداد نگهدارنده‌ها افزایش پیدا می‌کند.

• بررسی داده‌ها 

یکی از عوامل مهمی که در بهبود فعالیت انبار و مراکز توزیع تاثیر گذار عمل میکند، بررسی داده‌ها و اطلاعات معاملاتی است. اطلاعاتی مثل: 

• داده‌های ورودی 
• اطلاعات سفارشات، بسته‌بندی و توزیع 
• سفارشات برگشت‌خورده
• سایر فعالیت‌های مهم در انبارداری

نکته بسیار مهمی که خالی از لطف نیست در این جا به آن اشاره کنیم این است که، هیچ گاه انبار خود را بر اساس اعداد تقریبی و میانگین‌ها طراحی نکنید. حدس بزنید اگر اینگونه عمل کنید چه اتفاقی خواهد افتاد؟ درست است 50 درصد مواقع همه چیز طبق پیش‌بینی شما پیش می‌رود اما 50 درصد مواقع هم اوضاع دقیق برعکس خواهد بود. بنابراین تنها راه درست این است که به سراغ عدد و رقم برویم و ریاضیات را وارد عمل کنیم. 

• نرم افزار مدیریت انبار 

برای انجام فعالیت های روزانه مخصوصا زمانی که  فعالیت ها پیچیده و حرفه‌ای میشود، استفاده از سیستم مدیریت انبار بسیار حائز اهمیت است. اصلا نیاز نیست هزینه زیادی صرف طراحی سیستم مدیریت انبار خود کنید، چرا که سیستم های ارزان قیمت نیز در بازار موجود هستند. این روزها حتی سیستم های ارزان قیمت هم از قابلیت هایی مثل  radio frequency picking ( تکنولوژی شناسایی کالا  از طریق فرکانس رادیویی ) و voice picking پشتیبانی می‌کنند. برای استفاده از این قابلیت ها کافیست اپراتور انبار کلاه مخصوصی را بپوشد.

• مشاوره 

اگر واقعا قصد دارید که عملکرد انبار خود را بهبود دهید و به سمت انبارداری حرفه‌ای پیش بروید، مجبورید از تعداد زیادی از افراد خبره مشاوره بگیرید. تاریخ انقضای جلسات 2 تا 3 نفری تمام شده، برای پیشرفت در هر کاری باید مشاوره گسترده گرفت. 

اگر با شرکتی در حال همکاری هستید، بهتر است با همه پرسنل اعم از راننده لیفتراک، مسئول پذیرش، مدیر عامل، مهندسین و حتی تامین کنندگان آن کمپانی ارتباط بگیرید و از جزئیات کارشان با خبر شوید. حتی مشکلاتی که  پرسنل اسکله زمان تخلیه بار با آنها درگیر هستند هم باید برای شما جالب باشد. 

نکات مهم در اصول انبارداری حرفه‌ای  

طراحی به شکل U 

 در تصویر زیر مشاهده می‌کنید که انبار به گونه‌ای طراحی شده که در یک قسمت کالا دریافت می‌شود و در قسمت دیگر کالا به بیرون از انبار ارسال می‌شود. این عکس نمونه یک انبار سه گانه است. توجه کنید که برای ذخیره کالاها سه ناحیه در نظر گرفته شده است. سریع، متوسط و کند. مزیت این طرح این است که در یک انتهای ساختمان اسکله ای وجود دارد که از نظر کاربری زمین، مقرون به صرفه ترین حالت است.

طراحی به شکل I

انباری که به شکل I طراحی شده دارای دو بخش دریافت و ارسال کالا است. این دو بخش در دو سر انبار تعبیه می‌شود. البته این طراحی به مساحت زمین بیشتری نیاز دارد. چرا که مجبورید یک ایستگاه در ابتدای زمین و ایستگاه دیگری در انتهای آن قرار دهید. اگر حجم کالاهای انبار شما زیاد باشد، انبار I شکل بهترین گزینه برای شماست. 

طراحی به شکل L

در این گونه از انبارها دریافت و ارسال کالا در یک بخش انجام میشود. بهترین گزینه برای کراس داکینگ همین انبارهای L  شکل هستند. زیرا در کراس داک فاصله زمانی بین دریافت و ارسال کالا آنچنان زیاد نیست. حتی ممکن است کالا اصلا به انبار و قفسه چیدمان وارد نشود و به محض ورود برای مشتری ارسال شود. 

نکته جالب این است که گاهی اوقات مجبوریم در یک انبار از 2 نوع یا حتی هر سه نوع طراحی استفاده کنیم. این اتفاق زمانی می‌افتد که با کالای فلّه‌ای سروکار دارید. اگر عمده فروش هستید، کالا‌ها را از یک طرف انبار وارد کنید، کراس داک کرده سپس برای فروشگاه‌ها ارسال کنید. 

اگر خرده‌فروش هستید، کالا را وارد انبار کرده سپس آنها را بسته‌بندی و نهایتا با استفاده از یک ون کوچک به نقاط مختلف در شهر ارسال کنید. از آنجایی که ممکن است به هر 3 مدل طراحی نیاز پیدا کنیم، بهتر است با تمام این روش‌های طراحی انبار آشنایی داشته باشیم تا بتوانیم بهترین گزینه را برای انبار خود انتخاب کنیم. 

اهمیت تخصیص کالا در انبارداری حرفه‌ای

یکی از فعالیت‌های مهم و اساسی اسلات (slot) یا تخصیص کالا به بخش مربوط در انبار است. در انبارهای سه‌گانه اگر کالا به ناحیه صحیح ارسال شود، می‌تواند 20 تا 30 درصد در هزینه‌های کارگر صرفه‌جویی کند. 

اگر محصولی در ناحیه اشتباه قرار بگیرد، درست مثل این می‌‌ماند که کیلومترها مسافت را به اشتباه طی کرده باشید. حالا مجبورید همان مسافت را برگردید و راه درست را در پیش بگیرید. بنابراین، توجه به این نکته که محصول با توجه به جهت حرکت و حجم در ناحیه درست قرار بگیرد، از اساسی ترین نکات انبارداری حرفه‌ای است. حتی اگر این روند به درستی در انبارتان انجام می‌شود، بهتر است سالی یک یا دو بار آن را دوباره چک کنید. برای این کار کافیست تراکنش‌های انبار را به یک نرم افزار وارد کنید، تا طرح کلی انبار را برایتان اصلاح کند. به محض آماده‌سازی طرح، برای اینکه 20 تا 30 از هزینه‌های شما کم شود، فقط کافیست جای مقداری از وسایل را عوض کنید. 

فعالیت کارآمد در جهت انبارداری صحیح

مسئله رنج‌آوری که بسیاری از کمپانی‌ها با آن درگیر هستند، باگ اضافه کاری است. اصلا چرا پرسنل اضافه کار می‌کنند؟ زیرا می‌توانند پول بیشتری به جیب بزنند. اگر این باگ در انبار شما هم وجود دارد، بدانید و آگاه باشید که اصلا مورد خوبی نیست. محیط‌های حرفه ای به دنبال کیفیت هستند نه کمیت. از مهمترین اصول انبارداری حرفه‌ای همین حفظ کیفیت عملکرد پرسنل است.

برای بررسی این موضوع مقایسه فعالیت پرسنل در ساعات کاری با آنچه در ساعات اضافه کاری انجام می‌دهند، بسیار ضروری است. برای نتیجه گیری عادلانه، بد نیست تعداد کارتن یا پالت‌هایی که در قفسه چیده می‌شود را بررسی کنید.

 از این طریق به راحتی می‌توان به حجم کار انجام شده در یک ساعت پی برد. فعالیتی که اپراتورهای خط سفارشات و چیدمان روزانه، هفتگی و ماهیانه انجام می‌دهند را بررسی کنید، تا متوجه شوید: «آیا انبار شما به اضافه کاری احتیاج دارد یا خیر». اگر فعالیت این پرسنل در طول یک ساعت کم باشد و در مقابل، ساعات اضافه کاری آنها زیاد باشد، باید این سوال برایتان پیش بیاید که : « در این انبار چه خبر است؟، آنها چه کار می‌کنند؟» نتیجه این بررسی به این موضوع ختم می‌شود که هیچ کس در ساعت کاری هیچ فعالیتی انجام نمی‌دهد، اما بعد از ساعت 5 همه مشغول به کار می‌شوند.

سخن آخر؛ انبارداری حرفه‌ای

و اما بهترین روش انبارداری چیست؟ همه مشاغل با توجه به نوع کسب‌و‌کارشان، اندازه فضای انبار، تعداد موجودی کالاها و موارد مشابه روش مناسب را انتخاب می‌کنند. یکی از اصول مهم در انبارداری توجه به ورود کالا به انبار، روش‌های ذخیر‌ه‌سازی و خروج کالا از انبار است. اپراتورها باید اقدامات لازم و مناسبی را برای هرچه بهتر انجام شدن این مراحل در انبار به کار بگیرند. 

درست است که هر کسب‌وکاری روش مناسب به خودش را انتخاب می‌کند، اما بررسی نقاط کنترل کالاها، اتوماسیون فرایند کنترل موجودی (انبارداری هوشمند)، قفسه‌بندی صحیح، مواردی است که باید در انواع انبارها رعایت شود. در مقاله بعدی همراه ما باشید تا نکات قفسه بندی صحیح در انبار را به شما آموزش دهیم. اگر نکته دیگری در خصوص اصول انبارداری صحیح می‌دانید، با ما و کاربران عزیزمان به اشتراک بگذارید.