هدف از ممیزی داخلی ISO ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما و عملکرد کلی سازمان شما است. ممیزی‌های داخلی شما انطباق با “ترتیبات برنامه‌ریزی شده”، به عنوان مثال سیستم مدیریت کیفیت (QMS) و نحوه اجرا و حفظ فرایندهای آن را نشان می‌دهد.
چرا ممیزی داخلی ISO انجام می‌دهیم؟
احتمالاً سازمان شما به یک یا چند دلیل زیر ممیزی‌های داخلی را انجام می‌دهد:
- اطمینان از انطباق با الزامات استانداردها و مقررات داخلی، بین‌المللی و صنعتی و نیازمندی‌های مشتری
- تعیین اثربخشی سیستم پیاده‌سازی شده در دستیابی به اهداف مشخص (کیفیت، محیط زیست، مالی)
- بررسی فرصت‌ها برای بهبود
- برآورده کردن الزامات قانونی و مقررات
- ارائه بازخورد به مدیریت ارشد
اصول ممیزی داخلی
ممیزی بر اساس تعدادی اصول استوار است که قصد دارند ممیزی را به ابزاری مؤثر و قابل اعتماد تبدیل کنند که سیاست‌های مدیریتی شرکت شما و سیاست‌ها را پشتیبانی کند در حالی که اطلاعات مناسب و عینی را فراهم می‌کند که شرکت شما می‌تواند بر اساس آنها اقدام به بهبود مستمر عملکردش کند.
پایبندی به اصول زیر لازمه‌ی اطمینان از صحت، عینی بودن و کفایت نتایج استخراج شده از ممیزی است. همچنین به ممیزان فعالیت مستقل از یکدیگر امکان می‌دهد تا در صورت ممیزی در شرایط مشابه، به نتایج مشابهی برسند.
اصول زیر مربوط به ممیزان است:
- رفتار اخلاقی: امانت، صداقت، محرمانه‌بودن و احتیاط در ممیزی ضروری است.
- ارائه عادلانه: یافته‌ها، نتایج و گزارش‌های ممیزی باید به طور حقیقی و دقیق منعکس‌کننده فعالیت‌های ممیزی باشد.
- مراقبت حرفه‌ای: ممیزان باید مراقبت لازم را با توجه به اهمیت وظیفه‌ای که انجام می‌دهند، اعمال کنند.
- استقلال: ممیزان باید از فعالیت مورد ممیزی مستقل باشند.
- رویکرد مبتنی بر شواهد: شواهد باید قابل تأیید بوده و بر اساس نمونه‌هایی از اطلاعات موجود باشد.
انتخاب ممیزان
سطح شایستگی ممکن است از طریق آموزش، مشارکت در ممیزی‌های قبلی و تجربه در انجام ممیزی‌ها اندازه‌گیری شود. ممیزان ممکن است افراد داخلی یا خارجی سازمان باشند؛ با این حال، آنها باید در موقعیتی باشند که بتوانند بی‌طرف و واقع‌بین باشند.
وقتی افراد داخلی برای انجام ممیزی انتخاب می‌شوند، باید مکانیسمی برای تضمین عینیت، به عنوان مثال انتخاب نماینده‌ای از بخش دیگری از شرکت برای انجام ممیزی، ایجاد شود.
ممیزی‌ها تقاضاهای زیادی دارند و نیازمند انواع مهارت‌ها هستند. اندازه تیم با توجه به اندازه سازمان، اندازه و نوع عملیات و دامنه ممیزی، متفاوت خواهد بود.
آماده‌سازی برای انجام ممیزی ISO
قبل از ممیزی، به طور کامل آماده شوید! صرف زمان در آماده‌سازی شما را در طول ممیزی بسیار مؤثرتر می‌کند – شما ممیز بهتری خواهید شد. ممیزان نباید این مرحله را حذف کنند زیرا ارزش زیادی به ممیزی می‌افزاید. اختصاص زمان برای آماده‌سازی و سازماندهی در واقع در طول ممیزی زمان صرفه‌جویی می‌کند.
از چک لیست ممیزی داخلی استفاده کنید
شما باید برنامه ممیزی به‌روز و به خوبی تعریف شده‌ای برای هر فرایند داشته باشید. مطمئن شوید که برنامه ممیزی را به تمام طرف‌های دخیل و همچنین مدیریت ارشد اطلاع‌رسانی کنید زیرا این کار به تقویت مجوز شما کمک می‌کند.
تمام اطلاعات مستند مربوط به فرایندی را که قرار است ممیزی کنید، جمع‌آوری کنید
به معیارهای فرایند، دستورالعمل‌های کاری، نمودارهای مارپیچی، نقشه‌های فرایند و نمودارهای جریان نگاه کنید. اگر قابل اجرا باشد، هر گونه طرح کنترل و برگه‌های تجزیه و تحلیل اثرات حالت خطا را نیز جمع‌آوری و بررسی کنید. این اطلاعات مستند را به طور کامل بررسی کرده و جنبه‌هایی را که قصد دارید ممیزی کنید، مشخص نمایید. استفاده از اطلاعات مستند به این شکل اطمینان حاصل می‌کند که آنها به سوابق ممیزی تبدیل می‌شوند.
ممکن است اطلاعات مستند سازمان شما تمام الزامات مربوط به فرایند را پوشش ندهد. اگر اطلاعات خاصی در دسترس نباشد، ممکن است اولین یافته ممیزی شما باشد، که بد نیست برای بررسی قبل از ممیزی!
باید برخی اطلاعات و پیوندها ممیزی شوند. برخی الزامی هستند و برخی صرفاً شیوه خوب ممیزی محسوب می‌شوند. قرار دادن این بخش‌ها در قالب صفحه کاری، به ممیزان راهنمایی برای پیروی فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پیوندهای مربوطه ممیزی شده‌اند.
جنبه منابع انسانی ممیزی
ممیزان خوب بسیار زود متوجه می‌شوند که آنها با شخصیت‌ها به اندازه فرایندها و سیستم‌ها سر و کار دارند. در حالی که قصد ممیزی جدی است، اغلب طنز سبک، مؤدب‌بودن و دیپلماسی بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط هستند. حیاتی است که تلاش شود تا اطمینان داده شود کسانی که ممیزی می‌شوند متوجه شوند که کارکرد اصلی ممیزی بهبود است، نه شناسایی و مجازات.
اگر در ممیزی تازه‌کار هستید، این موضوع را تصدیق کنید، صادق و روراست باشید. مهم است که به افرادی که ممیزی می‌شوند توضیح دهید که آنها در طول ممیزی آزادند نظرات خود را بیان کنند. به یاد داشته باشید ممیز نیز در حال یادگیری است.
تعریف ممیزی داخلی ISO
“ممیزی داخلی یک فعالیت مشاوره‌ای و اطمینان‌بخشی مستقل و عینی است که برای افزودن ارزش و بهبود عملیات یک سازمان طراحی شده است. این فعالیت با ارائه رویکردی نظام‌مند و انضباطی به سازمان کمک می‌کند که به اهداف خود با ارزیابی و بهبود اثربخشی فرایندهای مدیریت ریسک، کنترل و حاکمیت دست یابد.”
منبع: چارچوب عملکرد حرفه‌ای بین‌المللی (IPPF)، مؤسسه تحقیقاتی ممیزان داخلی، فلوریدا، ایالات متحده آمریکا، ژانویه 2011
انواع ممیزی داخلی ISO
ممیزی‌های داخلی معمولاً به عنوان “ممیزی‌های طرف اول” یاد می‌شوند و توسط یک سازمان برای تعیین انطباق با مجموعه‌ای از الزامات که ممکن است از استانداردهایی مانند ISO 9001:2015 و همچنین الزامات مشتری یا مقرراتی ناشی شود، انجام می‌گیرند.
روش‌های رایج ممیزی داخلی وجود دارد که ممکن است برای تعیین انطباق مورد استفاده قرار گیرد:
- ممیزی سیستم
- ممیزی فرایند
- ممیزی محصول
ممیزی سیستم
بهترین روش برای انجام ممیزی سیستم، استفاده از چک لیست ممیزی داخلی است. این نوع ممیزی بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان به طور کلی تمرکز دارد و فعالیت‌های برنامه‌ریزی و الزامات کلی سیستم را مقایسه می‌کند تا اطمینان حاصل شود که هر بند یا الزامی اجرا شده است.
ممیزی فرایند
ممیزی فرایند یک تجزیه و تحلیل عمیق است که تأیید می‌کند فرایندهای تشکیل‌دهنده سیستم مدیریت در حال انجام و تولید بر اساس نتایج مورد نظر هستند. ممیزی فرایند همچنین فرصت‌های بهبود و اقدامات اصلاحی احتمالی را شناسایی می‌کند. ممیزی‌های فرایند برای تمرکز بر هر گونه فرایند خاص، آسیب‌پذیر، جدید یا پرریسک استفاده می‌شود.
ممیزی محصول
ممیزی محصول ممکن است یک سری ممیزی‌ها در مراحل مناسب طراحی، تولید و تحویل برای تأیید انطباق با هرگونه الزامات مشخص محصول، مانند ابعاد، عملکرد، بسته‌بندی و برچسب‌گذاری، در یک فرکانس مشخص باشد.
حالا بیایید ببینیم ممیزی چگونه انجام می‌شود؟
استفاده از چک لیست ممیزی داخلی
یک چک لیست ممیزی داخلی به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید تا چه حد سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما با الزامات مطابقت دارد، با تعیین اینکه آیا آن الزامات به طور مؤثر اجرا و حفظ شده‌اند یا خیر.
ابزار ممیزی داخلی به شما کمک می‌کند تا وضعیت سیستم مدیریت موجود را ارزیابی کرده و نقاط ضعف فرایند را شناسایی کنید تا بتوانید با رویکردی هدفمند به اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی برای راندن بهبود، عمل نمایید.
قالب چک لیست ممیزی داخلی ما ساعت‌ها وقت شما را صرفه‌جویی می‌کند، تمامی آماده‌سازی‌ها برای شما انجام شده است.
چک لیست ممیزی داخلی به عنوان نقطه مرجع قبل، حین و بعد از فرایند ممیزی عمل کرده و اگر برای ممیزی خاصی توسعه یافته و به درستی استفاده شود، مزایای زیر را فراهم می‌کند:
- چک لیست‌ها می‌توانند به عنوان مرجعی برای برنامه‌ریزی ممیزی‌های آتی مورد استفاده قرار گیرند
- چک لیست‌ها می‌توانند قبل از ممیزی در اختیار طرف ممیزی‌شونده قرار گیرد
- چک لیست‌ها می‌توانند وسیله‌ای برای ارتباط باشند
- یک چک لیست تکمیل‌شده مدرکی بر انجام ممیزی است
- اطمینان از انجام ممیزی به صورت نظام‌مند و پایدار
- اطمینان از یک رویکرد پایدار در ممیزی
- پشتیبانی فعال از فرایند ممیزی سازمان
- فراهم کردن مخزنی برای یادداشت‌های جمع‌آوری‌شده حین فرایند ممیزی
- اطمینان از یکنواختی در عملکرد ممیزان مختلف
- مرجع به شواهد عینی
- چک لیست‌ها به فرایند ممیزی یاری می‌رسانند
چک لیست ممیزی داخلی شامل جداولی از الزامات قابل گواهی‌برداری (“باید”)، از بخش 4.0 تا بخش 10.0 استاندارد ISO 9001:2015 است، که هر الزام به صورت یک سؤال بیان شده است.
آیا به روش ممیزی داخلی نیاز داریم؟
بله، توصیه می‌کنیم یک روش ممیزی داخلی را مستندسازی کنید – این دو بند از استاندارد ISO 9001 در مورد ارزیابی عملکرد و بهبود را پوشش می‌دهد. این روش به شدت به فرایند ممیزی و مدیریت ممیزی داخلی کمک خواهد کرد.
روش کنترل ممیزی‌های داخلی
هدف از این روش، تعریف فرایند سازمان شما برای انجام ممیزی‌های QMS، ممیزی‌های فرایند و ممیزی تأمین‌کنندگان و مقررات به منظور ارزیابی میزان اثربخشی اعمال سیستم مدیریت کیفیت و انطباق آن با استاندارد ISO 9001:2015 است.
این روش همچنین مسئولیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی و انجام ممیزی‌ها، گزارش نتایج و نگهداری سوابق مرتبط را تعریف می‌کند.
تجزیه و تحلیل
تجزیه و تحلیل شکاف احتمالاً اولین ممیزی داخلی ISO 9001:2015 شما خواهد بود. چک لیست تجزیه و تحلیل شکاف، الزامات جدید موجود در استاندارد ISO 9001:2015 را برجسته می‌کند اما قصد ندارد به طور جامع تمام الزامات ISO 9001:2015 را پوشش دهد.
دانش منحصربه‌فردی که در مورد وضعیت سیستم مدیریت کیفیت موجود شما به دست می‌آید، به عنوان یک محرک کلیدی رویکرد اجرای بعدی عمل خواهد کرد. مسلح به این دانش، به شما امکان می‌دهد بودجه‌ها، زمان‌بندی‌ها و انتظارات دقیقی را که متناسب با وضعیت سیستم مدیریت فعلی شما در مقایسه مستقیم با الزامات استاندارد است، تعیین کنید.
ممکن است سازمان شما از قبل سیستم مدیریت کیفیتی مطابق با استاندارد ISO 9001:2008 داشته باشد یا شاید سیستم غیرگواهی‌شده‌ای را اداره می‌کنید. اگر این مورد صدق کند، می‌خواهید مشخص کنید که سیستم شما تا چه حد با الزامات ISO 9001:2015 مطابقت دارد.
نتایج حاصل از تمرین تجزیه و تحلیل شکاف به تعیین تفاوت‌ها یا شکاف‌ها میان سیستم مدیریت موجود شما و الزامات جدید کمک خواهد کرد. نه تنها الگوی تجزیه و تحلیل به شما کمک می‌کند شکاف‌ها را شناسایی کنید، بلکه امکان توصیه نحوه پر کردن آن شکاف‌ها را نیز فراهم می‌کند.
خروجی تجزیه و تحلیل شکاف همچنین خط مبنای ارزشمندی برای کل فرایند پیاده‌سازی و اندازه‌گیری پیشرفت فراهم می‌کند. سعی کنید هر فرایند کسب و کار را در بافت هر یک از الزامات با مقایسه فعالیت‌ها و فرایندهای مختلف با آنچه استاندارد نیاز دارد، درک کنید. در پایان این فعالیت فهرستی از فعالیت‌ها و فرایندهای مطابق و غیرمطابق خواهید داشت. فهرست دوم حالا هدف برنامه اجرایی شما می‌شود.
روش تهیه گزارش ممیزی
یک خلاصه گزارش خوب خروجی ارزشمند ممیزی است. این گزارش سزاوار توجه و تلاش مناسب است. هنگام عبور از ممیزی، باید موارد و بهبودهای مشاهده شده را یادداشت کرده باشید. این موارد باید به روشنی مشخص شده باشند تا شما بتوانید در حین نوشتن گزارش به سرعت آنها را بازبینی و ثبت کنید.
این یافته‌ها و نتایج باید به عنوان بخشی از گزارش خلاصه به طور رسمی مستند شوند. بیش از حد اغلب، گزارش ممیزی تنها واقعیات و داده‌هایی را که مدیران از قبل می‌دانند بیان می‌کند. ارزش در شناسایی مسائل و فرصت‌هایی است که آنها نمی‌دانند! این خلاصه باید ابتدا با ممیز ارشد، سپس صاحب فرایند و تیم مدیریت بازبینی شود. اصلاحات نهایی را انجام دهید و گزارش ممیزی و تمام مدارک و یادداشت‌های پشتیبان ممیزی را ثبت کنید.
کل بسته ممیزی را به صورت سازمان‌یافته جمع‌آوری کنید. بقیه دستورالعمل‌های کاری، نمودارهای جریان، یادداشت‌ها و مدارک مرتبط باید به عنوان سوابق پشتیبان در بسته ممیزی جمع‌آوری شوند. همه یافته‌ها همچنین باید در فرم‌های اقدام اصلاحی مستند شوند. خلاصه ممیزی و فرم‌های اقدام اصلاحی باید به بسته ممیزی پیوست شوند، که حالا به سابقه ممیزی تبدیل می‌شود. تنها خلاصه گزارش و اقدامات اصلاحی نیاز است که در اختیار صاحب فرایند قرار گیرد.
سؤالات بنیادی ممیزی ISO
این سؤالات بنیادی ممیزی به هدایت ممیزی در جهت صحیح کمک می‌کنند زیرا پاسخ‌هایی که ارائه می‌دهند، اغلب درهایی را به اطلاعاتی که ممیز برای ارزیابی دقیق جزئیات یک فرایند نیاز دارد، باز می‌کنند.
این سؤالات رایج ممیزی را در نظر بگیرید:
- مسئولیت‌های شما چیست؟
- چگونه می‌دانید چگونه آنها را انجام دهید؟
- چه نوع آموزشی به کارکنان جدید داده می‌شود؟
- چگونه اثربخشی آموزش ارزیابی می‌شود؟
- آیا سوابق آموزش نگهداری می‌شود؟
- اهداف فرایندهای شما چیست؟
- سیاست کیفیت چیست و در کجا یافت می‌شود؟
- از کدام مدارک استفاده می‌کنید و آیا آنها صحیح هستند؟
- فرایند شما چه خروجی‌هایی ایجاد می‌کند؟
- چگونه سوابق شما نگهداری می‌شوند؟
- چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که محصولات با الزامات ذکرشده مطابقت دارند؟
- آیا داده‌های رضایت مشتری تجزیه و تحلیل می‌شوند؟
