طی سال‌های اخیر، مدیریت پروژه رنگ و بوی تازه ای به خود گرفته است و انتظار میرود که این تغییرات همچنان ادامه داشته باشد. ظهور چشمگیر این حوزه باعث برجسته‌تر شدن طرح های توجیهی و امکان سنجی پروژه‌ها شده است. هر اقدامی در جهت توسعه شرکت شما، با شروع یک پروژه جدید همراه خواهد بود که تاثیر بسزایی بر روی کسب و کارتان خواهد داشت. شما با این کار همه چیز را زیر و رو می‌کنید. البته شکست در این راستا می تواند بسیار ترسناک باشد. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا به بررسی نحوه تدوین طرح توجیهی بپردازیم.
مطالعه امکانسنجی یا طرح توجیهی چیست؟
زمانی که شما به بررسی تمام عواملی که در موفقیت یک پروژه دخیل و تاثیرگذار هستند می‌پردازید، به این فرآیند امکان سنجی پروژه گفته میشود. اساس این پروسه در جهت بررسی احتمال موفقیت این پروژه انجام میشود. در درجه اول موفقیت یک کسب و کار را میتوان بر اساس ROI یا همان نرخ بازگشت سرمایه تعریف کرد.
طرح توجیهی میزان عملی بودن یک پروژه یا سیستم را بررسی میکند. در تدوین طرح توجیهی به تجزیه و تحلیل عینی و منطقی کسب و کار، نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدید‌های بالقوه نیاز داریم. دو فاکتور بسیار مهمی که در امکان سنجی پروژه باید در نظر گرفته شود هزینه های مورد نیاز و درآمد مورد انتظار از اجرای پروژه است.
طی امکان سنجی، کارشناسان یک پروژه یا کسب و کار را از نظر قابلیت اجرایی ارزیابی می‌کنند تا مشخص شود که آیا در آینده موفق خواهد بود یا خیر. همانطور که از نام آن پیداست، تجزیه و تحلیل امکان سنجی برای تعیین قابلیت اجرا یک ایده استفاده میشود. کارشناسان برای اطمینان از اینکه آیا یک پروژه از نظر قانونی و فنی قابلیت اجرایی دارد و اصلا از نظر اقتصادی قابل توجیه است یا خیر، به تهیه طرح امکان سنجی پروژه می‌پردازند.
با استفاده از اطلاعات به دست آمده از تدوین این طرح، می توانیم به این نتیجه برسیم که آیا این پروژه ارزش سرمایه گذاری دارد یا خیر. در برخی موارد در طی همین بررسی ها مشخص میشود که این پروژه اصلاًً قابل اجرا نیست. قابل اجرا نبودن یک پروژه می تواند دلایل متفاوتی داشته باشد. به عنوان مثال گاهی سرمایه‌ای که برای راه اندازی یک کسب و کار نیاز داریم بیش از درآمدی است که در آینده از آن حاصل میشود. برای سفارش طرح توجیهی کافیست با کارشناسان ما در ارتباط باشید:
یک طرح توجیهی ایده آل همه عوامل تاثیرگذار شامل پیشینه کسب و کار، شرح محصول یا خدمات، جزئیات عملیات و مدیریت، تحقیقات و سیاست‌های بازاریابی، داده‌های مالی، الزامات قانونی و تعهدات مالیاتی را مورد بررسی قرار می‌دهد . جالب است بدانید که اهمیت چنین مطالعاتی نسبت به توسعه فنی و اجرای عملیاتی پروژه بسیار بیشتر است.
مدیریت پروژه فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت منابع در جهت به سرانجام رساندن و موفقیت نهایی پروژه است.مطالعه امکانسنجی پروژه پیش از هر چیزیی به دنبال بررسی شایستگی و قابلیت اجرای پروژه است. هدف از این امکان سنجی تهیه یک ارزیابی کامل از تمامی جوانب پروژه مد نظر اعم از فنی، اقتصادی، مالی، قانونی و زیست محیطی است. نتیجه این بررسی به مدیران و مسئولین کمک میکند تا تصمیم نهایی خود در رابطه با ادامه روند اجرای پروژه را بگیرند.
به علاوه ، از این اطلاعات میتوان برای برنامه ریزی جهت اجرای یک پروژه جدید و واقع بینانه استفاده کرد. بدون انجام مطالعه امکان سنجی، نمی‌توان به راحتی متوجه شد که آیا پروژه مورد نظر ارزش اجرا دارد یا خیر. آکادمی علم و صنعت شیخ بهایی یکی از برگزارکنندگان دوره آموزشی ارزیابی اقتصادی پروژه‌ها در اصفهان است. با شرکت در این دوره علاوه بر آشنا شدن با انواع طرح توجیهی، صفر تا صد تدوین طرح توجیهی با نرم افزار کامفار شامل نصب و فارسی سازی، داده‌های ورودی و گزارش‌های خروجی هم آموزش داده میشود.
انواع طرح توجیهی
امکانسنجی پروژه پتانسیل اجرای یک کسب و کار را می‌سنجد. بنابراین پی بردن به واقعیت امر یکی از عوامل بسیار بااهمیت برای سرمایه گذاران مایل به پیوستن به پروژه و وام دهندگان آن است. در ادامه به بررسی 5 مدل طرح توجیهی می‌پردازیم:
طرح توجیهی فنی
داده‌های این مدل ارزیابی بر منابع فنی موجود برای سازمان تمرکز میکند و آنها را مورد بررسی قرار می‌دهد. مدیران سازمان بر اساس این اطلاعات میتوانند متوجه شوند که آیا منابع فنی موجود جوابگوی نیازهای سازمان است یا خیر و آیا تیم فنی توانایی کافی در جهت عملی ساختن ایده‌ها را دارند؟ به علاوه، این طرح به بررسی و ارزیابی سخت افزار، نرم افزار و سایر الزامات فنی سیستم می‌پردازد.
طرح توجیهی اقتصادی
در این نوع طرح، به بررسی هزینه‌ها و مقدار درآمد و سودی که از اجرای آن به دست می‌آید، می‌پردازیم. یکی از عوامل بسیار مهم در این زمینه بررسی تمامی این مبالغ قبل از تخصیص منابع مالی و هزینه کردن برای اجرا است. چنین اقدامی باعث بالا بردن اعتبار پروژه میشود و یک ارزیابی مستقل به حساب می‌آید. داده های استخراج شده از این بررسی به عوامل مهم و تصمیم گیرنده در اجرای طرح کمک میکند تا در رابطه با ورودی مالی پروژه قاطعانه‌تر وارد عمل شوند.
طرح توجیهی قانونی
در این نوع طرح به بررسی این مسئله می‌پردازیم که طرح پیشنهادی با الزامات قانونی مثل قوانین منطقه، قوانین حفاظت از داده‌ها یا قوانین رسانه‌های اجتماعی در تضاد نباشد. به عنوان مثال در نظر بگیرید که شرکتی قصد داشته باشد ساختمان جدیدی برای دفتر خود در محله ای جدید بسازد. این نوع امکانسنجی به مسئولان ثابت میکند که منطقه انتخابی برای دفتر سازمان مناسب نیست. بدین وسیله، زمان و تلاش قابل توجهی صرف اجرای این پروژه نخواهد شد.
طرح توجیهی عملیاتی
طرح توجیهی عملیاتی چگونگی برآورده شدن نیازهای یک سازمان را بررسی میکند. آیا با اجرای این پروژه نیازهای سازمان برآورده میشود؟ آیا سازمان با پشت سر گذاشتن مراحل اجرایی به پیشرفت مورد انتظار مسئولین دست پیدا خواهد کرد؟ این دقیقا شک و شبهه‌هایی است که در طرح توجیهی عملیاتی شفاف میشود.
و آخرین اما مهمترین نوع از امکانسنجی پروژه که در موفقیت اجرایی آن تاثیرگذار خواهد بود، طرح توجیهی برنامه‌ریزی است. چرا که اگر یک پروژه در زمان مشخص شده تکمیل نشود، شکست خواهد خورد. این نوع طرح، زمان‌بندی مدونی را برای اجرای پروژه برنامه‌ریزی میکند. طی این برنامه تمامی مشکلات و موانعی که در هنگام اجرا ممکن است با آن مواجه شوید، شناسایی میشود که عبارتند از:
- محدودیت های داخلی پروژه: فنی، فناوری، بودجه، منابع و غیره
- محدودیت های داخلی شرکت: مالی، بازاریابی، صادرات و غیره
- محدودیت های خارجی: لجستیک، محیط زیست، قوانین و مقررات و غیره.
اهمیت تدوین طرح توجیهی
الویت‌دهی هر سازمانی اهمیت تدوین طرح توجیهی را مشخص میکند. آیا یک سازمان مایل است قبل از تخصیص منابع، بودجه و زمان به اجرای یک پروژه، چنین طرحی را تهیه کند یا خیر. طرح توجیهی می اواند دریچه های جدید ی را به سمت اجرا باز کند، ایده های جدید می‌تواند کل فرآیند رو زیر و رو کند. بنابراین بسیار منطقی‌تر است که قبل از شروع، تمام این جوانب را مورد بررسی قرار داده تا نتیجه بهتری حاصل شود. همیشه تهیه طرح امکانسنجی پروژه منفعت بسیار زیادی به همراه دارد، چراکه تصویر واضح و شفافی در اختیار همه ذینفعان قرار می‌دهد. در ادامه مزایای تهیه امکانسنجی پروژه را بررسی می‌کنیم:
- تمرکز تیم را بهبود می بخشد.
- فرصت های جدید را شناسایی می کند.
- اطلاعات ارزشمندی را برای تصمیم گیری‌ها فراهم می کند.
- تعداد ایده‌های اجرایی را محدود می کند
- اعتبار اجرای پروژه را بالا می‌برد.
- با ارزیابی چندین پارامتر، میزان موفقیت پروژه را افزایش می دهد.
- به تصمیم گیری نهایی در مورد پروژه کمک می کند.
- دلایل عدم ادامه را مشخص می کند.جدا از رویکردهای مطالعه امکان سنجی ذکر شده در بالا، برخی از پروژه‌ها نیازمند تحلیل محدودیت‌های دیگری هستند، که عبارتند از:
- محدودیت های داخلی پروژه: فنی، فناوری، بودجه، منابع و غیره
- محدودیت های داخلی شرکت: مالی، بازاریابی، صادرات و غیره
- محدودیت های خارجی: لجستیک، محیط زیست، قوانین و مقررات و غیره.
