بهره گیری از اصول انبارداری کارآمد و موثر جوانب مثبت و ثبات بسیار زیادی را برای کسب‌و‌کار شما به ارمغان می‌آورد. تفاوتی ندارد که یک استارت آپ تازه کار باشید یا یک شرکت چند ملیتی با سابقه که چندین انبار بزرگ در سراسر دنیا داشته باشد، انبارداری چیزی فراتر از موجود کردن کالا برای فروش است. در این مقاله قصد داریم از زیروبم اصول انبارداری و اهمیت آن برایتان بگوییم.
انبارداری چیست ؟
انبارداری در لغت فرآیند ذخیره سازی کالا پیش از فروش و توزیع در بازار هدف است. اکثر کسب‌وکارهایی که مجبورند کالاهای خود را قبل از ارسال برای مشتری یا بازار به صورت موقتی در محلی نگهداری کنند، از انبار و فرآیند انبارداری بهره می‌برند.
برای مثال بسیاری از مشاغل تجارت الکترونیک کالاهای خود را به صورت عمده از تامین کننده خریداری می‌کنند، فروشنده هم اقلام را به انبار آنها ارسال می‌کند تا قبل از شروع فرآیند فروش کالاها در انبار نگهداری شوند. زمانی که مصر‌ف‌کننده از طریق وبسایت درخواست فروش خود را ثبت می‌کند، فروشنده یا شخص واسط تامین کننده سفارش را بسته بندی و نهایتا محصول را به آدرس خریدار ارسال می‌کند.
در سال‌های اخیر تجارت الکترونیک باعث رشد دو چندان صنعت انبارداری شده است. در واقع حجم بازار در دهه گذشته دو برابر شده است. چرا که مشاغل بسیار زیادی از سراسر دنیا در زنجیره تامین سرمایه‌گذاری کرده‌اند تا محصولات خود را سریع‌تر و بهتر به دست مصرف‌کنندگان و مشاغل برسانند. البته این مسئله تنها محدود به مشاغل تجارت الکترونیک نمی‌شود. اکثر کسب و کارهای خرده فروش حضوری فضای بسیار محدودی برای نگهداری اجناس خود دارند اما همچنان مجبورند با بازار همگام شوند و تا جایی که تقاضا برای کالا وجود دارد جوابگو باشند.
بنابراین اگر فضایی مثل یک انبار کوچک در نزدیکی فروشگاه آنها وجود داشته باشد در زمان‌هایی مثل تعطیلات که ممکن است حجم فروش بالا باشد آنها به راحتی می‌توانند دوباره فروشگاه خود را از جنس پر کنند. اینگونه حتی اگر تامین کننده آنها در کشور دیگری هم باشد فرآیند چیدمان دوباره فروشگاه در کمتر از چند ساعت انجام خواهد شد.
مقایسه انبار و مرکز توزیع؛ تفاوت در چیست ؟
انبار هر ساختمانی است که فارغ از هدف شرکت یا مسائل مربوط، در آنجا بتوان کالا و محصول مورد نظر را نگهداری کرد. در مقابل مرکز توزیع به صورت تخصصی‌تر طراحی شده‌اند. هدف از نگهداری کالا در آنجا انجام سفارشات، توزیع و پخش محصول در بازار است. بنابراین مراکز توزیع باید به گونه‌ای طراحی شوند که نه تنها پاسخگوی ذخیره سازی و چیدمان بهینه باشند، بلکه در آن محل بتوان به راحتی کالا را انتخاب، بسته بندی و آماده ارسال کرد.
اهمیت اصول انبارداری
در اکثر مشاغلی که با کالای فیزیکی سروکار دارند، انبارداری و رعایت اصول انبارداری حرفه‌ای آن بخشی بسیار ضروری از زنجیره تامین آنها است.این مدل مشاغل میتواند کسب و کارهایی باشد که به صورت مستقیم با مصرف کننده در ارتباط هستند یا کمپانی‌های B2B که مشتری آنها سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند.
مزایای انبارداری در مشاغل خرد و تجارت الکترونیک:
رعایت اصول انبارداری برای انواع کسب‌وکارها اعم از فروشگاه‌های آنلاین،خرده فروشان و تجارت الکترونیک آنچنان حائز اهمیت است که نبود این فرآیند در یک مجموعه می تواند خسارات جبران ناپذیری را در پی داشته باشد. از میان این مزایا میتوان به مهمترین آنها اشاره کرد:
مدیریت بهینه کالا
همین که همه کالاها به صورت یکجا در یک مکان مشخص نگهداری شوند، باعث می‌شود کنترل بهتری بر روی موجودی آنها داشته باشیم. نه تنها می‌توانید موجودی محصولات را مدیریت کنید، بلکه به راحتی می توانید از شر کالاهای قدیمی هم خلاص و همه سفارشات را در یک مکان مشخص بستهبندی کنید.
بهبود گردش کار
استفاده از اصول انبارداری لجستیک برای مدیریت سفارشات، تمام فرآیند کار شما را بهبود می‌بخشد. اگر در یک بازه زمانی خاص عملیات خود را زیر نظر بگیرید به سرعت می‌توانید متوجه نواقص کارتان شوید و در جهت بهبود اوضاع تلاش کنید.
دریافت و ارسال سریع
در صورتی‌که بسته بندی محصول در همان مکان انبار انجام گیرد، کلا فرآیند حمل و نقل و ارسال کالا به سرعت پیش خواهد رفت. اگر بتوانید پروسه ارسال محصولات را به سرعت انجام دهید برنده این بازی شما خواهید بود و مشتریان به سراغ رقبا نخواهند رفت.
نزدیک به بازار هدف
بسیاری از کمپانی‌ها ترجیح می‌دهند انبارشان در نزدیکی بازار هدف باشد، چرا که از این طریق می توانند در کوتاه‌ترین زمان ممکن کالا را برای مشتری خود ارسال کنند. ارسال و دریافت سریع دو عامل بسیار مهمی است که می تواند باعث ماندگار شدن و وفادار ماندن مشتری شود.
ذخیره سازی بلند مدت
از دیگر مزایای انبارداری، ذخیره‌سازی کالا به مدت طولانی در محلی امن است که این امر در بلند مدت میتواند برای فروشنده بسیار سودآور باشد چرا که قطعا با گذشت زمان ارزش کالا بیشتر خواهد شد. به جای اینکه همیشه سفارشات شما MOQ باشد می‌توانید سفارش‌های EOQ و JIT داشته باشید و محصولات را به محض فروش ارسال کنید. این فرآیند باعث می‌شود کارمندانتان بیشتر بر روی انجام هرچه بهتر وظایف، امور مشتریان و سایر خدمات انبار متمرکز شوید.
به حداقل رساندن ریسک
زمانیکه کسب‌وکارتان را تازه شروع کرده‌اید از آنجایی که تعداد کالاها انگشت‌شمار است مدیریتشان آنچنان کار سختی نیست. اما هر چقدر تعداد محصولات بیشتر شود، ضرر و زیان‌های محتمل هم بیشتر می‌شود. به لطف به کارگیری اصول انبارداری میتوان این ریسک‌ها را به حداقل رساند مخصوصا اگر محصول شما سرد و فاسد شدنی باشد.
تفویض وظایف
انجام تمامی وظایف و مدیریت فروش و بازاریابی به تنهایی نه تنها زمان بر خواهد بود، بلکه هزینه بسیار زیادی را در بر خواهد داشت. حال اگر محصولات خود را در انبار قرار دهید و مسئولیت‌ها را بین تمامی کارمندان تقسیم کنید، قطعا نتیجه دلچسب‌تر خواهد بود.
مهمترین اصول انبارداری
تمامی کسب‌وکارهایی که اصول انبارداری را به کار بگیرند، در نهایت می‌توانند انباری ایده‌آل داشته باشند. چیدمان منظم، دریافت کالای آسان، ذخیره سازی صحیح محصولات حساس به دما، بسته بندی آسان و نظارت بر انبارداری لجستیک دستاوردهای این انبار ایده‌آل است. حتما شما هم به عنوان صاحب یک کسب‌و‌کار بسیار علاقه مندید تا بتوانید فرآیند انبارداری و حمل و نقل کالاهای خود را به سمت هرچه کارآمد تر شدن سوق دهید. در ادامه با ما همراه باشید تا با نگاهی دقیق‌تر به اصول انبارداری با هم انبار فروشگاهتان را به فضایی با نظم و دلچسب تبدیل کنیم.
فضا و تجهیزات مناسب
بعد از اینکه فضای مناسبی را برای انبار خود انتخاب کردید، نوبت به تهیه تجهیزات مناسب می‌رسد. اصلا مهم نیست که حتما فضای بسیار بزرگی به انبار اختصاص دهید، مسئله مهمتر استفاده بهینه از این فضا است.
بهتر است همان ابتدای کار انبار را به گونه‌ای طراحی کنید که حداقل یک فضا برای قسمتهایی مثل دریافت، بازگشایی بسته‌ها، بسته بندی، ذخیره سازی بلند مدت، ارسال و انجام مراحل اداری داشته باشید. همین اقدام باعث رعایت اصول انبارداری می‌شود. به فعالیت‌های روزانه پرسنل شما نظم می‌دهد. از همه مهمتر اینکه احتمال قرار گرفتن وسایل در فضاهای نامربوط را به حداقل می‌رساند.
در رابطه با تجهیزات مورد نیاز برای انبار هم این مسئله مستقیما به نوع کسب و کارتان بستگی دارد. البته ناگفته نماند که برخی تجهیزات برای همه انبارها مشترک هستند که عبارتند از:
- واحدهای قفسه بندی
- سطل‌های برچسب دار (برای اقلام بزرگ یا قطعات سفارش)
- ظروف برچسب‌دار (برای بستهبندی سفارش)
- گاری یا ترولی خرید
- میز بستهبندی
- مواد بستهبندی (نوار، قیچی، پلاستیک حباب‌دار)
- کامپیوتر و چاپگر
- ترازو (مخصوصاً برای وسایل حساس به وزن)
- دریافت و ذخیره محصول در انبار
نگهداری از محصولات حساس به دما
فراهم کردن یک برنامه ساماندهی امور، فعالیت‌های فرآیند ارسال و دریافت انبار شما را نظم می‌دهد. اگر فضای کافی ندارید، سعی کنید فضای انبار همیشه تمیز و منظم باشد. اگر کالاهایی که در انبار نگهداری می‌کنید سرد و فاسد شدنی هستند مجبورید فضای ویژه‌ای را برای آنها در نظر بگیرید. همزمان با رشد کسب کار خود، به فکر تجهیزات به روز و مطابق با استاندارد صنعت خود هم باشید.
بستهبندی و ارسال بی نقص در انبار
انتخاب، بستهبندی و ارسال کالا برای مشتری در کسب و کارهای آنلاین از مهمترین مراحل این شغل‌ها هستند. میز بستهبندی، محل کراس داکینگ و محل توزیع کالای خود را طوری آماده کنید که تا حد امکان منظم باشد. این کار به عملکرد شما در بازه‌های زمانی که حجم سفارشات بسیار بالاست سرعت می‌بخشد.
پرسنل باید در حساب کردن هزینه حمل و نقل کالا و همچنین نحوه اندازه گیری جعبه پیش از ارسال آشنایی داشته باشند. اگر این دانش را داشته باشند هر روز حجم زیادی از زمانشان صرف محاسبه این اعداد برای بستهبندی و ارسال کالا نخواهد شد. هرچقدر تعداد کارکنان خبره که دانش کافی در این موضوعات داشته باشند بیشتر باشد، زمان آزاد بیشتری برای انجام مابقی امور وجود خواهد داشت.
رسیدگی به موقع به اشتباهات و نواقص انبار
اگر هنوز پرینتر چاپ لیبل یا الگوی برگه بستهبندی ندارید، حتماً به فکر تهیه این موارد باشید. همچنین تعدادی برچسب انبار با کیفیت بخرید تا در یک نگاه متوجه شوید هر کالایی در کجا قرار دارد.
احتمالا تا اینجای مقاله به این مسئله پی بردید که همیشه هم همه چیز منظم و آن طور که برنامه‌ریزی کردید، پیش نمی‌رود. ممکن است قسمتهایی از انبار غیر قابل استفاده باقی بماند، مواد بستهبندی خیلی زودتر از موعد به اتمام برسد یا محصولی از انبار شما سفارشات پر نوسانی داشته باشد. یعنی ممکن است گاهی یک محصول بازار خوبی داشته باشد و گاهی هم اصلا طرفدار نداشته باشد.
از یک سیستم بررسی موجودی کالا کاغذی یا الکترونیکی برای زمان دریافت کالا، زمانی که برای باز کردن بستهبندی و چیدمان در قفسه نیاز است، استفاده کنید. میانگین زمان صرف شده بین هر مرحله در یک ماه را محاسبه کنید. به این روش می‌توانید زمان دقیقی که صرف فرایند دریافت می‌شود را به دست بیاورید. به‌علاوه با استفاده از همین روش می‌توانید زمان صرف شده در فرآیندهای مشابه مثل انتخاب و بستهبندی را هم به دست بیاورید.
سخن آخر؛ استراتژی توزیع و اهمیت آن
به فرآیند انتقال کالا از انبار به مراکز توزیع، توزیع گفته می‌شود. این فرایندبسته به نوع و نیازهای کسب‌و‌کار و همچنین الگوی خرید مشتریان متفاوت خواهد بود. بعضی از کمپانی‌ها این فرآیند را نزدیک به انبار فروشگاه خود انجام می‌دهند. اما برخی دیگر بسته به بازار هدفشان ممکن است مراکز توزیع متفاوتی در چندین شهر یا حتی چندین کشور دیگر داشته باشند.
در هنگام طراحی اصول انبارداری و استراتژی توزیع موارد مهمی وجود دارد که باید به آنها توجه ویژه‌ای داشت. این موارد عبارتند از: گردش موجودی، انجام سفارش، تایید سفارش، انتخاب کالا و بستهبندی.
گردش موجودی تعداد دفعاتی است که حجم معینی از یک محصول فروخته می‌شود. نرخ گردش موجودی بالا به این معنی است که شما از طریق موجودی خود به طور موثر می فروشید و نرخ گردش موجودی پایین به این معناست که فروش بالایی نداشته‌اید و تعداد موجودی کالا در انبار هم بالاست. اگر خرده‌فروشی 100 واحد از یک کالای خاص را در قفسه‌های انبارش داشته باشد و 10 واحد از آن کالا را بفروشد. یعنی نرخ گردش موجودی آنها پایین است.
اهمیت اصول انبارداری آنقدر زیاد است که به جرأت میتوان گفت نقشی کلیدی در مدیریت مراکز توزیع و زنجیره تأمین ایفا می‌کنند. این اصول به بهبود کارایی و بهره‌وری در فرآیندهای انبارداری کمک می‌کنند و تاثیرات مثبت زیادی بر عملکرد کلی مراکز توزیع دارند. امیدواریم این مقاله برای شما عزیزان مفید واقع شده باشد.
